Despedida temporal

Sé que hace tiempo que no dejo unas líneas en el blog. En esta ocasión lo hago para comentar que durante unos meses dejo este espacio de reflexión. Mi intención, y espero que se cumpla, es volver pronto para seguir compartiendo sobre comunicación.

Gracias a todos por vuestros comentarios e intercambio de ideas. Os seguiré leyendo en vuestros blogs y cuentas en redes sociales.

¡Hasta pronto!

La aventura continúa

Por fin me siento en el ordenador a retomar este proyecto que tanto me gusta y tantas alegrías me da, este blog. Estos meses los he dedicado a otras obligaciones que también me ayudan a mejorar pero echaba de menos conversar con todos sobre comunicación.

Que haya dejado durante unos meses el blog no quiere decir que haya dejado de hacer otras cosas, así es que aprovecho esta entrada para comentaros dos cosas.

La primera es que he participado en el número de diciembre de la Revista DIRCOM con el artículo ‘¿Cuánto vale la creatividad en comunicación interna?’ cuyo resumen podéis leer en este enlace. También podéis leer mi aportación sobre los desafíos de la comunicación interna para este año que hice en el blog de Maximiliano Bilella Cultura Comunicativa y que podéis ver en este enlace.

La segunda es que he sido nominada al Premio Dardos gracias a Lelia Zapata, a la que quiero agradecer su confianza en los contenidos de este blog. Os comento más sobre este reconocimiento.

¿Qué es el Premio Dardos?

El Premio Dardos es un premio simbólico que otorgan los blogueros a quienes con trabajo, dedicación y creatividad mantienen un blog.

El premio es otorgado en reconocimiento a valores personales, culturales, éticos y literarios que son transmitidos a través de una forma creativa y original mediante la escritura. La insignia fue creadacon el afán de promover la hermandad entre bloggers, mostrar cariño y gratitud por añadir valor a la blogosfera”.

Reglas para quienes reciben el premio Dardos

1. Incluir en la entrada la imagen del premio. Aquí la tenéis.

dardos-premios-bloguers

2. Mencionar y enlazar con la persona y el blog que te ha otorgado el premio. Como he comentado mi agradecimiento a Lelia Zapata, una gran profesional de la comunicación y, sobre todo, de esa rama de la comunicación menos conocida pero de gran valor que es la comunicación interna.

3. Nominar y enlazar nuevos blogs que merezcan ese reconocimiento. En estos años he ido conociendo muy buenas aportaciones, os dejo las que he encontrado más interesantes:

Natalia Sara: ella dice que lo que no comunica no existe, me parece un gran frase para poner el foco en la importancia de la comunicación.

Pablo Gonzalo Molina: una referencia para todo lo relacionado con la comunicación interna.

Maximiliano Bilella: interesantes reflexiones sobre la comunicación interna tanto en Latinoamérica como en España.

Maximiliano Blanc: un blog tan necesario como sus comentarios de 140 caracteres en Twitter.

Maximiliano de Benedetto: con el que he realizado un interesante intercambio de posts.

Susana Cáceres: conocimiento profundo de la comunicación interna.

José Manuel Velasco: para conocer y aprender sobre la comunicación en su sentido más amplio.

Mamen Martí: grandes conversaciones sobre la comunicación interna.

Gabriel Patrizzi: aporta conocimiento y buenas ideas en comunicación interna.

Manuel Tessi: una referencia para seguir aprendiendo.

Comunicar un cambio en la organización

cambio, transparencia, rapidez, organización

cambio, transparencia, rapidez, organización

 

Todo cambio supone una alteración en nuestro día a día que nos hace salir de nuestra zona de confort. Si bien las consecuencias de una variación pueden ser para bien o para mal, lo que seguro que nos genera es un estrés ante la nueva situación. Este es un aspecto que los comunicadores internos tenemos que saber manejar ante cualquier giro que se produzca dentro de la empresa u organización. Nuestro objetivo, en la medida de lo posible, es minimizar ese estrés y ser facilitadores de la transformación que en ese momento se está viviendo.

En este post analizo los elementos clave que en estos casos son necesarios para una buena gestión de la comunicación interna.

  1. Conocer el proceso. La persona o personas de comunicación interna encargadas de preparar el comunicado tienen que conocer en profundidad en qué consiste el cambio, por qué se produce, cuáles son sus objetivos y consecuencias. Para eso quienes deciden un cambio tienen que contar con comunicación interna desde el primer momento y no ocultar la información.
  2. Acordar con los responsables cómo se va a comunicar el cambio. Teniendo en cuenta la estrategia comunicativa de la compañía hay que establecer qué pasos se van a dar, desde si va a ser una comunicación presencial hasta qué contenidos se van a dar a conocer o preparar posibles preguntas que nos puedan realizar los empleados.
  3. Ser transparentes y rápidos. Desde la transparencia vamos a conseguir que los colaboradores se sientan cómodos y que no tengan la impresión de que se les está engañando, hecho que les haría desconfiar y romper el compromiso con la empresa. Con la rapidez, además, evitamos que se expanda el rumor.
  4. Analizar la efectividad de la comunicación. Si bien los datos siempre son importantes en este caso nos van a ayudar en dos sentidos. El primero conocer el impacto del cambio en sí mismo y el segundo saber cómo ha funcionado la comunicación.

¿Cómo creéis que se deben afrontar las comunicaciones ante un cambio en la organización?

La fuerza comunicativa de los mandos intermedios

mando intermedio, habilidades

mando intermedio, habilidades

 

Los mandos intermedios son piezas clave en cualquier empresa. Su papel es importante al ser, utilizando un símil del mundo del motor, la correa de transmisión entre la dirección y los empleados. Esta función, que en principio puede parecer no tener mucho valor, es básica para un buen  funcionamiento de la organización en general y de la comunicación interna en particular.

La responsabilidad de un mando intermedio deriva, por un lado, de tener que transmitir a sus equipos las decisiones de la cúpula de la compañía haciendo que se cumplan; y por otro, de captar las necesidades de los colaboradores y darla a conocer al equipo directivo para que se ocupen de aquellos aspectos que los empleados necesitan resolver. Conseguir llevar a la práctica todo esto no es una tarea fácil y requiere que el mando intermedio posea una serie de habilidades. Entre sus conocimientos debe estar el de ser buenos comunicadores.

En primer lugar los mandos intermedios tienen que ser conscientes de que son una de las palancas que promueven la comunicación interna. Por ejemplo, cuando se lanza una comunicación en cascada, tienen que transmitirla a sus equipos sin esperar a que su superior les diga que tienen que continuarla. En segundo lugar deben ser inquietos y preocuparse por conocer bien lo que ocurre en la empresa de cara a plantear cuestiones, resolver dudas de sus colaboradores, etc. En su rol de comunicadores también es importante que tengan la habilidad de recoger las necesidades de sus equipos. No es válido que solo den órdenes, sino que también tienen que saber cómo se está trabajando, qué cosas se están haciendo bien para continuar en esa línea y cuáles no para corregirlas.

La pregunta que hago es: ¿son los mandos intermedios conscientes de su fuerza comunicativa? Posiblemente esto no depende tanto de la persona como de que la organización se preocupe de formarla en esta materia. Es importante trabajar este aspecto si queremos que nuestros mandos intermedios también cumplan su rol de comunicadores internos. Si no lo hacemos así puede darse el caso de fallos en la comunicación o de falta de información tanto descendente como ascendente.

¿Creéis que las compañías se preocupan por formar a sus mandos intermedios en su papel de comunicadores?

 

¿Escuchan los empleados?

empleados, escuchar, acción

empleados, escuchar, acción

 

Escuchar es una de las claves que hace que la comunicación interna funcione. Ejercemos esta función a través de encuestas, en las reuniones, en grupos de trabajo, en conversaciones cara a cara e incluso tomando un café hablando sobre cómo nos sentimos en nuestro puesto de trabajo. Podemos utilizar por tanto un amplio abanico de herramientas para conocer cómo los empleados perciben la organización y generar acciones comunicativas que mejoren esa percepción creando ese compromiso empresa/trabajador que resulta muy ventajoso para ambas partes.

Hoy, sin embargo, me alejo del  rol de comunicadora y me paso al de empleada. Me acuerdo de otros momentos profesionales en los que yo era la receptora de la comunicación y cuáles eran mis reacciones. Y la pregunta que me hago es: ¿escuchan los empleados? Mi respuesta es que en general sí que lo hacen, pero no siempre en la medida que nos gustaría a quienes trabajamos en comunicación interna.

Mi planteamiento es que no es difícil que se lea un correo electrónico, que se vea una noticia en la intranet, es decir, que en definitiva la comunicación llegue a la plantilla. Lo complicado es que ese comunicado genere la acción que hay detrás y, yendo un paso más allá, que se perciba como una línea estratégica de la organización. Voy a poner un ejemplo. Son muchas las empresas que tienen planes de trabajo relacionados con la Responsabilidad Social Corporativa (RSC). Imaginemos que en concreto una organización tiene un espacio dedicado al cuidado del medio ambiente y se decide poner en macha, por parte de la persona responsable de RSC, la limpieza de una playa. Cuando comunicación interna entra en juego tiene que conseguir, en primer lugar, informar de la actividad en sí (días, horario, en qué consiste, etc.); en segundo lugar, que el máximo número de personas se apunte a realizar esta tarea y, por último, que los empleados sean conscientes de que no se trata de una ocurrencia de la persona responsable de RSC, sino de que la compañía quiere contribuir a la sociedad, en este caso a través del cuidado del medio ambiente. Este es el valor clave que hace que una persona se sienta orgullosa de la compañía para la que trabaja, se sienta comprometida con la misma y se transforme en su mejor portavoz.

A partir de esta exposición os lanzo la siguiente cuestión: ¿escuchan los empleados?

Informar vs comunicar

domino

Informar y comunicar son, aparentemente, lo mismo. Sin embargo, existe una tenue diferencia entre ambas acciones. La cuestión a tratar aquí es si las personas que trabajamos en comunicación corporativa y, en concreto, en su rama interna, informamos o comunicamos.

En mi opinión nuestra función principal es la de comunicar, ya que a través de la comunicación, y siguiendo la definición de la Real Academia de la Lengua, hacemos partícipes a los empleados de lo que tenemos, les hacemos saber aquello que tiene que ver con la organización y conversamos gracias a los canales que nos permiten obtener un feedback de sus opiniones e ideas.

Si nuestro trabajo consistiese únicamente en informar nos limitaríamos a contar lo que ocurre en la empresa sin buscar esa implicación necesaria que lleva a obtener el compromiso de los trabajadores con la compañía. Además, no contaríamos con esas vías de escucha que son necesarias para que la comunicación fluya en todos los sentidos.

En los orígenes de la comunicación interna las funciones estuvieron más ligadas al hecho de informar que al de comunicar. Afortunadamente, esto ha evolucionado hasta convertir la comunicación en una estrategia global de la empresa. Gracias a esta nueva visión la comunicación actúa de manera transversal en el conjunto de la organización, atañe a todos los empleados, desde el principal directivo hasta el empleado que acaba de incorporarse y busca generar el compromiso necesario de todos con la empresa.

Evidentemente comunicar tiene un componente de informar, por ejemplo, de las fechas en las que se va a producir una determinada acción o del lugar donde se va a celebrar. Pero alrededor de esta información básica hay que construir mensajes que nos ayuden a comunicar el por qué de esa iniciativa. Sin eso, nos estaremos convirtiendo en meros transmisores de información y alejándonos de nuestra finalidad.

¿Qué profesionales forman el equipo de comunicación?

equipo multidisciplinar, comunicaicón

equipo multidisciplinar, comunicaicón

De la importancia que una empresa u organización le da a su comunicación interna depende, en gran medida,  tanto el número de personas que realiza esta tarea como su formación. Aquellas compañías que se limitan a enviar un correo electrónico puntual a todos los empleados, estrategia que como bien sabemos se aleja mucho de una buena política de comunicación interna, posiblemente asignan a una persona con otras tareas el rol de comunicador. Esto es un error porque incluso escribir un correo necesita de un profesional para transmitir correctamente el mensaje.

La cuestión a plantearse es, por tanto, ¿quiénes son los profesionales de la comunicación? Para mí es básico que sea un periodista puesto que es la persona que tiene los conocimientos para escribir bien, es decir, sin faltas de ortografía; y expresar lo que se quiere. No es lo mismo, por poner un ejemplo, informar de una acción que pone en marcha la empresa que contar de qué va esa campaña para animar a la participación.

Partiendo de esta base y pensando en las organizaciones que creen en la comunicación interna como una parte más de su estrategia; abro el debate sobre quién o quiénes más, aparte de contar al menos con un periodista, tendrían que formar parte de un equipo de comunicación. ¿Todo el equipo tiene que estar formado por periodistas? ¿Se puede abrir el grupo a otros profesionales?

Creo que hoy día la puesta en marcha de nuevos canales de comunicación dentro de las empresas, unida a la necesidad de los profesionales de la comunicación de impactar a unos empleados que reciben un gran número de informaciones cada día; hace necesario que contemos con personas de otros sectores para crear una buena comunicación.

En un mundo audiovisual como al que nos enfrentamos es importante contar con personas especializadas en la edición de vídeo que nos creen un producto atractivo o que incluso, si disponemos de los medios adecuados, nos permitan grabar nuestras propias noticias. Contar con personas que manejen programas de edición como de fotografía nos permite, por ejemplo, que un correo electrónico vaya más allá de un texto. O incluso disponer de un guionista para contar historias que apasionen a tus empleados.

Son algunos ejemplos de profesiones que nos pueden ayudar a crear un equipo de comunicación multidisciplinar. ¿Qué profesionales incluirías en un grupo de comunicación interna?