Comunicar un cambio en la organización

cambio, transparencia, rapidez, organización

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Todo cambio supone una alteración en nuestro día a día que nos hace salir de nuestra zona de confort. Si bien las consecuencias de una variación pueden ser para bien o para mal, lo que seguro que nos genera es un estrés ante la nueva situación. Este es un aspecto que los comunicadores internos tenemos que saber manejar ante cualquier giro que se produzca dentro de la empresa u organización. Nuestro objetivo, en la medida de lo posible, es minimizar ese estrés y ser facilitadores de la transformación que en ese momento se está viviendo.

En este post analizo los elementos clave que en estos casos son necesarios para una buena gestión de la comunicación interna.

  1. Conocer el proceso. La persona o personas de comunicación interna encargadas de preparar el comunicado tienen que conocer en profundidad en qué consiste el cambio, por qué se produce, cuáles son sus objetivos y consecuencias. Para eso quienes deciden un cambio tienen que contar con comunicación interna desde el primer momento y no ocultar la información.
  2. Acordar con los responsables cómo se va a comunicar el cambio. Teniendo en cuenta la estrategia comunicativa de la compañía hay que establecer qué pasos se van a dar, desde si va a ser una comunicación presencial hasta qué contenidos se van a dar a conocer o preparar posibles preguntas que nos puedan realizar los empleados.
  3. Ser transparentes y rápidos. Desde la transparencia vamos a conseguir que los colaboradores se sientan cómodos y que no tengan la impresión de que se les está engañando, hecho que les haría desconfiar y romper el compromiso con la empresa. Con la rapidez, además, evitamos que se expanda el rumor.
  4. Analizar la efectividad de la comunicación. Si bien los datos siempre son importantes en este caso nos van a ayudar en dos sentidos. El primero conocer el impacto del cambio en sí mismo y el segundo saber cómo ha funcionado la comunicación.

¿Cómo creéis que se deben afrontar las comunicaciones ante un cambio en la organización?

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Afrontar el cambio

Cuando una empresa vive un cambio importante una de sus consecuencias suele ser que la cultura de la compañía pasa a ser otra. Ante ese momento las áreas de comunicación interna tienen ante sí uno de sus retos más difíciles y, a su vez, apasionantes. Tienen que dar a conocer la nueva forma de ser y hacer de la organización consiguiendo que cale en todos los empleados.

El primer paso necesario para afrontar esta tarea es que la dirección de la empresa establezca cuales son las líneas que definen a la compañía a raíz del cambio. Este equipo es el primero que debe saber hacia dónde va la organización y creer en las directrices que se establezcan para ser los primeros transmisores de esa cultura. Además, con esta información, Recursos Humanos y Comunicación diseñan el plan que establece qué se quiere transmitir, cómo queremos hacerlo llegar y en qué momentos a todos los empleados. Además, es importante tener mecanismos que nos ayuden a valorar como está funcionando el proyecto durante su desarrollo.

Siguiendo los pasos anteriores conseguimos que la plantilla asuma el cambio cultural y se adapte a la empresa. Así, con el tiempo, volveremos a tener el compromiso de las personas con la organización contribuyendo a sacar adelante la marca.

¿Qué nos podemos encontrar si no afrontamos adecuadamente un cambio de cultura? El escenario es difícil porque la principal fuerza de la organización, las personas, se van a ir distanciando cada vez más de la empresa. Es posible que sentimientos como la desconfianza, la falta de credibilidad o el miedo se instalen entre los empleados. Y con esta situación llega la ruptura del compromiso con la compañía.

Es importante actuar con rapidez para evitar este tipo de situaciones o, de lo contrario, será cada vez más difícil recuperar la buena relación entre la empresa y sus trabajadores.

Un buen ejemplo de cómo contribuir afrontar un cambio de cultura lo tenemos en el proyecto Integración del Banco Popular: “Nos mueve lo mismo”, ganador en la categoría de Estrategia de Comunicación Interna para la gestión del cambio de la V edición a las mejores prácticas del Observatorio de la Comunicación Interna. En el enlace del vídeo, a partir del 1’26’’, lo explica Alejandro Kowalski, director de Comunicación de Banco Popular.

http://www.youtube.com/watch?v=8NYPYaRbj1U