Comunicar un cambio en la organización

cambio, transparencia, rapidez, organización

cambio, transparencia, rapidez, organización

 

Todo cambio supone una alteración en nuestro día a día que nos hace salir de nuestra zona de confort. Si bien las consecuencias de una variación pueden ser para bien o para mal, lo que seguro que nos genera es un estrés ante la nueva situación. Este es un aspecto que los comunicadores internos tenemos que saber manejar ante cualquier giro que se produzca dentro de la empresa u organización. Nuestro objetivo, en la medida de lo posible, es minimizar ese estrés y ser facilitadores de la transformación que en ese momento se está viviendo.

En este post analizo los elementos clave que en estos casos son necesarios para una buena gestión de la comunicación interna.

  1. Conocer el proceso. La persona o personas de comunicación interna encargadas de preparar el comunicado tienen que conocer en profundidad en qué consiste el cambio, por qué se produce, cuáles son sus objetivos y consecuencias. Para eso quienes deciden un cambio tienen que contar con comunicación interna desde el primer momento y no ocultar la información.
  2. Acordar con los responsables cómo se va a comunicar el cambio. Teniendo en cuenta la estrategia comunicativa de la compañía hay que establecer qué pasos se van a dar, desde si va a ser una comunicación presencial hasta qué contenidos se van a dar a conocer o preparar posibles preguntas que nos puedan realizar los empleados.
  3. Ser transparentes y rápidos. Desde la transparencia vamos a conseguir que los colaboradores se sientan cómodos y que no tengan la impresión de que se les está engañando, hecho que les haría desconfiar y romper el compromiso con la empresa. Con la rapidez, además, evitamos que se expanda el rumor.
  4. Analizar la efectividad de la comunicación. Si bien los datos siempre son importantes en este caso nos van a ayudar en dos sentidos. El primero conocer el impacto del cambio en sí mismo y el segundo saber cómo ha funcionado la comunicación.

¿Cómo creéis que se deben afrontar las comunicaciones ante un cambio en la organización?

Anuncios

¿Quién tiene que revisar una comunicación?

conflicto, comunicación interna, cliente

conflicto, comunicación interna, cliente

Lanzo un tema de participación con la pregunta que titula este post: ¿quién tiene que revisar una comunicación?

Planteo este tema porque en algunas ocasiones las personas que trabajan en comunicación interna se encuentran con una situación peculiar. Al estar al servicio de otros departamentos de la empresa tienen que llegar a un acuerdo con el cliente interno para contar lo que éste quiere. Sin embargo, este cliente interno, desde su visión de “soy el cliente y por tanto tengo la razón” te lleva, en algunas ocasiones, a la situación de convertir un comunicado en lo que él quiere sin tener en cuenta la perspectiva profesional del área de comunicación interna.

Por lo tanto, ¿dónde está el límite? ¿Hasta qué punto la corrección de un texto tiene que ajustarse a lo que el cliente quiere? ¿Dónde debe el comunicador plantarse e imponer su criterio? Yo creo que ambas partes deben ser flexibles basándose en una relación de confianza mutua. El cliente interno que solicita una comunicación, o al que le pides una información para lanzar un comunicado, es normalmente el conocedor del tema a tratar. Por tanto, es la persona idónea de cara a explicar un proyecto, ofrecer datos, etc. La persona de comunicación, por su parte, debe preguntar tantas veces como necesite para que el tema le quede claro y sepa cómo transmitirlo a la plantilla.

A partir de aquí no me parece mal que antes de publicar se enseñe el comunicado al cliente puesto que siempre nos puede hacer alguna aportación. Sin embargo, en ocasiones ese cliente empieza a querer imponer su propio estilo. Es aquí cuando surge el conflicto entre su opinión y la del profesional de la comunicación.

Me gustaría conocer vuestras opiniones y cómo creéis que hay que actuar ante estas situaciones.

Comunicación convertida en resultados

resultados, datos

resultados, datos

Quienes nos dedicamos a la comunicación y, en especial, a la comunicación interna, nos encontramos normalmente con la dificultad de transformar en datos la efectividad de nuestro trabajo. El problema no es medir cuántas personas han leído un correo electrónico o cuánto tiempo navegan los empleados en la intranet o la cantidad de reproducciones de un vídeo. La gran dificultad es saber cómo ese trabajo que realizamos desde las áreas de comunicación interna para incrementar el compromiso de los trabajadores con la compañía se convierte en algo tangible como, por ejemplo, aumento de la productividad.

Este planteamiento no es baladí cuando cada año tenemos que presentar ante el equipo de dirección los resultados de la actividad desarrollada por comunicación interna. Mientras otras áreas, por su propia idiosincrasia, tienen más fácil disponer de datos que demuestren la calidad de su actividad; las áreas de comunicación interna se aferran a valores más intangibles como los que pueden resultar de una encuesta de clima interno.

La falta de una traducción de conceptos como la satisfacción de los empleados en datos como beneficios es especialmente complicada cuando nos enfrentamos a equipos directivos enfocados únicamente a los números para demostrar que la empresa funciona correctamente. Por eso, las áreas de comunicación interna deben trabajar con el equipo directivo para convencerles de que su trabajo también contribuye a crear una gran compañía aunque su actividad no se traduzca en información tangible.

Ahora la pregunta es: ¿cómo demostramos a la dirección el valor de nuestro trabajo?  La clave, bajo mi punto de vista, está en analizar los comportamientos de la plantilla ante el lanzamiento de las comunicaciones. Cuando nos encontremos con una respuesta positiva sabremos que las personas se han sentido identificadas con esa campaña; mientras que si no hay una reacción nos estaremos enfrentando a algún problema. Pero estos resultados no dependen al cien por cien de comunicación, sino que detrás de las reacciones de los empleados también están las políticas estratégicas planteadas por los negocios o por recursos humanos. Así, comunicación interna actúa de manera transversal. Si bien es esencial que trabaje por hacer que las comunicaciones lleguen correctamente y generar acción; también lo es que para ello necesita que detrás de cada campaña o iniciativa haya una realidad de llevarla a cabo, ya sea desde una acción solidaria hasta un cambio de cultura.

En definitiva, comunicación interna actúa como un socio estratégico del resto de las áreas y sus resultados son fruto de cómo transmite pero, sobre todo, depende de que detrás de lo que cuenta exista una realidad que sea bien percibida por los empleados.

Momento de transitar en la comunicación.

preparados, listos, ya

Está a punto de comenzar un trimestre clave en cualquier empresa. Es el momento de cerrar el año lo que supone, por un lado, valorar los resultados de la organización y, por otro, plantearse los objetivos que queremos conseguir en el próximo año. La comunicación interna no es ajena a este cambio de ciclo y tiene que formar parte de él.

 
A la hora de hacer balance del año es importante fijarnos tanto en aquellas cosas que sí hemos conseguido, puesto que son la señal de que estamos en el buen camino, como esas otras que no hemos logrado. En este último caso hay que analizar las causas con la finalidad de corregir para mejorar nuestro trabajo.

 
Respecto a nuestros planteamientos para el nuevo año hay muchos factores a tener en cuenta. Tomando como base la misión y visión que definen la comunicación interna dentro de la compañía hay que fijarse unos objetivos a conseguir. Al mismo tiempo, es necesario adaptarse a las tendencias que en esta materia se están desarrollando y que no podemos dejar de lado.

 
Bajo mi punto de vista hay tres puntos clave que, a día de hoy, son necesarios en cualquier estrategia de comunicación interna:

  • Focalizarnos en el empleado, que debe seguir adquiriendo protagonismo y sentirse como una pieza fundamental en el funcionamiento de la empresa. En esta línea también es importante buscar a actores clave que nos ayuden a difundir y hacer calar nuestros proyectos.
  • Incorporar las herramientas participativas a la comunicación. La forma de relacionarnos ha cambiado y esta nueva forma de conversas debe incorporarse a las organizaciones.
  • Convencer a aquellos responsables que aún no confían en la comunicación sobre su importancia tanto para el conjunto de la empresa como para las áreas y/o departamentos que dirigen.

En vuestra opinión, ¿qué aspectos son importantes a la hora de elaborar el plan de comunicación para el próximo año?

El poder del storytelling en la gestión de Comunicación Interna

Bloguero invitado:

Maximiliano De Benedetto, director de www.pluscontenidos.com.ar

story2

 

En la Atenas de hoy día, los transportes colectivos se llaman “metaphorai”. Para ir al trabajo o regresar a la casa, se toma una “metáfora”, un autobús o un tren. Los relatos podrían llevar también este bello nombre: cada día, atraviesan y organizan lugares los seleccionan y los reúnen al mismo tiempo; hacen con ellos frases e itinerarios. Son recorridos de espacios.

Este fragmento lo escribió Michel de Certeau, historiador y filósofo jesuita francés, en su libro “La invención de lo cotidiano”. Con un argot complejo, pero fecundo, el autor nos invita a pensar que todo lo que decimos y hacemos en nuestra cotidianidad es un relato: una conversación entre pasillos, un viaje en tren, una reunión de trabajo, un cruce de palabras con un extraño, tomar el acostumbrado café de la mañana, besar, soñar, recordar… Piensa en lo que estás haciendo en este momento. ¿No es un relato?

Como herramienta de comunicación el storytellingcomo llaman al relato en Marketing- es potente, y las organizaciones deberían sacarle el máximo provecho a la hora de gestionar su Comunicación Interna para generar vínculos emocionales con sus audiencias y, por añadidura, potenciar el sentido de pertenencia, crear liderazgos, capacitar, promover la confianza, gestionar el cambio y facilitar la comunicación entre todos los colaboradores.

cerebro

¿Qué componentes tiene el storytelling que lo hace tan potente? Expertos indican que desde el punto de vista neuronal, está comprobado que los datos fríos y argumentos objetivos no tienen el mismo impacto en los procesos mentales que las emociones.

¿Y en qué ámbitos de la Comunicación Interna se puede utilizar el storytelling? En prácticamente todos: en publicaciones (impresas y digitales), en la comunicación en cascada, en la gestión de crisis, en los eventos internos, en las campañas, etc.

El “había una vez” organizacional

¿Quieres tomar partido del relato como herramienta en tu plan de comunicación? Para lograrlo, te recomendamos tomar en cuenta los siguientes tres pasos:

  1.  Establece un objetivo de comunicación estratégico que, como siempre decimos, acompañe a algún objetivo del negocio.
  2.  Determina el emisor, el receptor, el mensaje y el canal en torno al(los) relato(s) a narrar.
  3.  Construye el relato. En la introducción haz el planteamiento inicial y presenta al(los) personaje(s). Aclara el rumbo de la historia y delinea una trama que despierte la curiosidad y tenga algún conflicto. Haz algunos giros inesperados, plantea un clímax y propón un desenlace que le dé cierre.

Si el canal elegido es un House Organ, procura que la línea editorial tenga sazón emotiva y que los contenidos entretejan los mensajes que la organización quiera bajar con historias auténticas y memorables, protagonizadas por los trabajadores de todas las jerarquías y en su contexto laboral y personal. La construcción del relato que sugerimos líneas arriba cae como anillo al dedo en este tipo de publicación, pues son profesionales de la comunicación con experiencia en el campo quienes van a gestionarla.

Ahora, si el canal elegido es un director a quien se le asignó la tarea de bajar mensajes en un evento interno, no desesperes. ¡También se puede utilizar el relato como forma de comunicación! Es labor del área de Comunicación Interna dar herramientas al vocero para que, por ejemplo, se conecte con los empleados al momento de dar el discurso a partir de una historia personal, un chiste agradable, un cuento, una película, una frase o un libro.

story1

Como ves, los usos del relato en la gestión de Comunicación Interna son tan amplios y diversos como su misma esencia. Los beneficios saltan a la vista: más cohesión, transparencia y compromiso entre los integrantes de la organización, así como una cultura corporativa sólida y con mejor clima laboral.

Sí quiero una red social corporativa

futuro, red social corporativa

futuro, red social corporativa

 

Hablar de redes sociales en el ámbito de la empresa no es nuevo. Con mayor o menor éxito las compañías llevan un tiempo buscando su camino en el novedoso y cambiante mundo de este medio de comunicación del que todavía se desconoce su magnitud. A pesar de este ritmo vertiginoso hay organizaciones que han visto el potencial de esta forma de comunicarse y, además de utilizarlo para su comunicación externa, lo aplican al ámbito interno, al de sus empleados.

¿Significa esto que si mi empresa no pone en marcha algún tipo de red social corporativa no es una buena compañía? En mi opinión no, aunque tampoco creo que sea conveniente cerrar completamente la puerta, ya que dentro de unos años esa decisión supondrá haber dejado a la organización anclada en el pasado.

Ahora es el momento de plantearse cómo implantar este tipo de comunicación para los empleados de la compañía. Hay que tener en cuenta que la creación, puesta en marcha e implantación de una red social en la empresa supone un importante cambio. Por ello, no se trata solo de llevar a cabo este cambio porque está de moda, sino de analizar, hacer un planteamiento adecuado, elegir aquellos elementos de este medio que nos son útiles, explicarlos, ponerlos en marcha y contribuir a su desarrollo. En definitiva, requiere de una estrategia para que un proyecto de este alcance no suponga un fracaso estrepitoso.

¿Por qué ahora es el momento? Creo que hay dos razones. La primera es ayudar a situar a la empresa en una línea vanguardista y adaptada a los cambios que constantemente se producen bien por el devenir del propio negocio bien por su propio entorno. La segunda es que una vez implantado el cambio estaremos abiertos a la forma de pensar y trabajar que nos pedirán las generaciones que ahora se están formando y que dentro de unos años serán nuestro capital humano. Quienes ahora se comunican a través de las redes sociales no aceptarán en su futuro puesto de trabajo una intranet 2.0. Por lo tanto, adelantemos a la organización para lo que nos llegue próximamente.

No hay que ser un visionario para saber que este tipo de comunicación, más allá de las transformación que sufrirá con el paso del tiempo, supone una forma de trabajar nueva a la que todos tenemos que adaptarnos.

 

Conocimiento… mi tesoro

compartir conocimiento, comunicación, compromiso

compartir conocimiento, comunicación, compromiso

Un amigo, que no se dedica al ámbito de la comunicación pero que cree que compartir el conocimiento dentro de la empresa contribuye a un mejor funcionamiento de la misma, me contaba que le propuso al director de su compañía crear una intranet. La intención era tener todo el know how de la empresa a disposición de los empleados. La respuesta del máximo responsable de esta organización fue un no tajante. ¿Por qué?, preguntó este amigo. Porque no quiero que todos sepan lo que los demás hacen, respondió el jefe.

Esta historia, que puede resultar anecdótica, no es más que un reflejo claro de lo que muchos directivos opinan sobre la comunicación interna. Para muchos responsables el hecho de dar a conocer lo que haces en tu equipo es una debilidad al dejar entrever tus tareas y, por tanto, tus éxitos y fracasos. Y detrás de esto existe un interés en que cada persona se ocupe exclusivamente de su trabajo.

La visión es un tanto limitada. Veamos por qué. En primer lugar compartiendo el conocimiento conseguimos que las personas tengan una idea general del negocio y puedan realizar mejor su propio trabajo. Por ejemplo, si me dedico a ser el comercial y tengo una herramienta a mi disposición donde consultar los datos de facturación mensuales o la evolución de cómo valoran mis clientes un servicio, vendo mejor mi producto.

En segundo lugar si conozco lo que realizan otros departamentos de mi empresa puedo tener ideas de mejora tanto para mis tareas como para las de otros equipos. Además, tendría la posibilidad de hacer aportaciones a otros proyectos que se están poniendo en marcha dentro de la organización.

Un tercer aspecto, no menos importante, es que compartiendo el conocimiento también generamos compromiso de los empleados con la compañía. Los trabajadores que conocen su empresa no se limitan a sus tareas, son más participativos, también más creativos, creando una corriente positiva en la organización.

Aquellos directivos que ven el conocimiento como su tesoro se alejan de posicionar a su compañía como una empresa moderna. Es más, impiden que sus empleados y la propia empresa se beneficien de las ventajas que tiene compartir el know how. Por ello, es importante que la comunicación interna se entienda y extienda como una estrategia que contribuye a un mejor funcionamiento de la organización repercutiendo en sus beneficios.