Comunicar un cambio en la organización

cambio, transparencia, rapidez, organización

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Todo cambio supone una alteración en nuestro día a día que nos hace salir de nuestra zona de confort. Si bien las consecuencias de una variación pueden ser para bien o para mal, lo que seguro que nos genera es un estrés ante la nueva situación. Este es un aspecto que los comunicadores internos tenemos que saber manejar ante cualquier giro que se produzca dentro de la empresa u organización. Nuestro objetivo, en la medida de lo posible, es minimizar ese estrés y ser facilitadores de la transformación que en ese momento se está viviendo.

En este post analizo los elementos clave que en estos casos son necesarios para una buena gestión de la comunicación interna.

  1. Conocer el proceso. La persona o personas de comunicación interna encargadas de preparar el comunicado tienen que conocer en profundidad en qué consiste el cambio, por qué se produce, cuáles son sus objetivos y consecuencias. Para eso quienes deciden un cambio tienen que contar con comunicación interna desde el primer momento y no ocultar la información.
  2. Acordar con los responsables cómo se va a comunicar el cambio. Teniendo en cuenta la estrategia comunicativa de la compañía hay que establecer qué pasos se van a dar, desde si va a ser una comunicación presencial hasta qué contenidos se van a dar a conocer o preparar posibles preguntas que nos puedan realizar los empleados.
  3. Ser transparentes y rápidos. Desde la transparencia vamos a conseguir que los colaboradores se sientan cómodos y que no tengan la impresión de que se les está engañando, hecho que les haría desconfiar y romper el compromiso con la empresa. Con la rapidez, además, evitamos que se expanda el rumor.
  4. Analizar la efectividad de la comunicación. Si bien los datos siempre son importantes en este caso nos van a ayudar en dos sentidos. El primero conocer el impacto del cambio en sí mismo y el segundo saber cómo ha funcionado la comunicación.

¿Cómo creéis que se deben afrontar las comunicaciones ante un cambio en la organización?

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Sí quiero una red social corporativa

futuro, red social corporativa

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Hablar de redes sociales en el ámbito de la empresa no es nuevo. Con mayor o menor éxito las compañías llevan un tiempo buscando su camino en el novedoso y cambiante mundo de este medio de comunicación del que todavía se desconoce su magnitud. A pesar de este ritmo vertiginoso hay organizaciones que han visto el potencial de esta forma de comunicarse y, además de utilizarlo para su comunicación externa, lo aplican al ámbito interno, al de sus empleados.

¿Significa esto que si mi empresa no pone en marcha algún tipo de red social corporativa no es una buena compañía? En mi opinión no, aunque tampoco creo que sea conveniente cerrar completamente la puerta, ya que dentro de unos años esa decisión supondrá haber dejado a la organización anclada en el pasado.

Ahora es el momento de plantearse cómo implantar este tipo de comunicación para los empleados de la compañía. Hay que tener en cuenta que la creación, puesta en marcha e implantación de una red social en la empresa supone un importante cambio. Por ello, no se trata solo de llevar a cabo este cambio porque está de moda, sino de analizar, hacer un planteamiento adecuado, elegir aquellos elementos de este medio que nos son útiles, explicarlos, ponerlos en marcha y contribuir a su desarrollo. En definitiva, requiere de una estrategia para que un proyecto de este alcance no suponga un fracaso estrepitoso.

¿Por qué ahora es el momento? Creo que hay dos razones. La primera es ayudar a situar a la empresa en una línea vanguardista y adaptada a los cambios que constantemente se producen bien por el devenir del propio negocio bien por su propio entorno. La segunda es que una vez implantado el cambio estaremos abiertos a la forma de pensar y trabajar que nos pedirán las generaciones que ahora se están formando y que dentro de unos años serán nuestro capital humano. Quienes ahora se comunican a través de las redes sociales no aceptarán en su futuro puesto de trabajo una intranet 2.0. Por lo tanto, adelantemos a la organización para lo que nos llegue próximamente.

No hay que ser un visionario para saber que este tipo de comunicación, más allá de las transformación que sufrirá con el paso del tiempo, supone una forma de trabajar nueva a la que todos tenemos que adaptarnos.

 

Conocimiento… mi tesoro

compartir conocimiento, comunicación, compromiso

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Un amigo, que no se dedica al ámbito de la comunicación pero que cree que compartir el conocimiento dentro de la empresa contribuye a un mejor funcionamiento de la misma, me contaba que le propuso al director de su compañía crear una intranet. La intención era tener todo el know how de la empresa a disposición de los empleados. La respuesta del máximo responsable de esta organización fue un no tajante. ¿Por qué?, preguntó este amigo. Porque no quiero que todos sepan lo que los demás hacen, respondió el jefe.

Esta historia, que puede resultar anecdótica, no es más que un reflejo claro de lo que muchos directivos opinan sobre la comunicación interna. Para muchos responsables el hecho de dar a conocer lo que haces en tu equipo es una debilidad al dejar entrever tus tareas y, por tanto, tus éxitos y fracasos. Y detrás de esto existe un interés en que cada persona se ocupe exclusivamente de su trabajo.

La visión es un tanto limitada. Veamos por qué. En primer lugar compartiendo el conocimiento conseguimos que las personas tengan una idea general del negocio y puedan realizar mejor su propio trabajo. Por ejemplo, si me dedico a ser el comercial y tengo una herramienta a mi disposición donde consultar los datos de facturación mensuales o la evolución de cómo valoran mis clientes un servicio, vendo mejor mi producto.

En segundo lugar si conozco lo que realizan otros departamentos de mi empresa puedo tener ideas de mejora tanto para mis tareas como para las de otros equipos. Además, tendría la posibilidad de hacer aportaciones a otros proyectos que se están poniendo en marcha dentro de la organización.

Un tercer aspecto, no menos importante, es que compartiendo el conocimiento también generamos compromiso de los empleados con la compañía. Los trabajadores que conocen su empresa no se limitan a sus tareas, son más participativos, también más creativos, creando una corriente positiva en la organización.

Aquellos directivos que ven el conocimiento como su tesoro se alejan de posicionar a su compañía como una empresa moderna. Es más, impiden que sus empleados y la propia empresa se beneficien de las ventajas que tiene compartir el know how. Por ello, es importante que la comunicación interna se entienda y extienda como una estrategia que contribuye a un mejor funcionamiento de la organización repercutiendo en sus beneficios.

Incorpora comunicación interna a tu estrategia

estrategia, objetivos, comunicación interna

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Imaginemos la siguiente situación. Ante un cambio en la empresa se decide que un departamento dedicado a hacer tareas de atención al cliente también realice venta. Para ello, el responsable de ese departamento se reúne con el equipo para explicarle la nueva función. En todo este proceso no cuenta en ningún momento con el departamento de comunicación interna. Sin embargo, se detecta que surge una situación de descontento generalizada, ya que los empleados no saben por qué se incrementa su trabajo y en muchos casos no están de acuerdo con esta medida.

Es importante saber y reconocer que todo cambio genera incertidumbre y resistencia. No obstante, de la forma de transmitir ese cambio dependerá que esa oposición que suele surgir sea lo más débil posible. En el ámbito de las organizaciones quienes mejor van a ayudar a dar a conocer un cambio y a rebajar las dudas y repulsa respecto al mismo es el grupo de comunicación interna.

Las compañías que incorporan la comunicación interna como parte de su estrategia, y no como meros informadores de la puesta en marcha de proyectos u otros acontecimientos, conseguirán que un mensaje ante un cambio importante sea acorde a los objetivos, homogéneo y claro. De esta manera, los empleados que reciben una noticia de calado y que, como en el caso que comentaba, supone un cambio en sus tareas, sabrán por qué se incluye este cambio, qué se pretende y por qué es importante que participen.

En el lado contrario de la balanza están las organizaciones que no apuestan por una adecuada gestión de la comunicación interna, incluso existiendo el departamento en su estructura. En estos casos nos encontraremos en la situación de descontento que describía. Es más, suele ser cuando el problema ha estallado cuando se pide ayuda a comunicación interna para tratar de sofocar el fuego. Sin embargo, el daño ya está hecho, y recuperar la credibilidad de la empresa y la confianza de los empleados hacia la organización será una tarea complicada y a largo plazo.

Las empresas que creen en la comunicación interna como una herramienta de gestión y un elemento estratégico tienen en sus manos una de las claves que ayuda a convertir la compañía en un buen lugar para trabajar y en fidelizar a su talento.

Construyendo marca

construir marca, empresa

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La marca de una empresa se refleja de muchas maneras y en múltiples lugares. Tenemos todo un abanico de posibilidades: el logo de la compañía, su imagen web, la forma de tratar con sus clientes, su estrategia y un largo etcétera que en esencia es lo que construye la empresa y la huella que deja en sus colaboradores y clientes.

Cuidar de esta marca y convertirla en una firma de confianza es una labor que se trabaja en el día a día y que necesita de la implicación de todas las personas que trabajan en la compañía. El área de comunicación interna es una pata más sobre la que se sostiene la organización para crear marca. Trabajar desde dentro para que los primeros que sientan la firma como propia y estén implicados con los objetivos sean los empleados es un objetivo de toda área de comunicación interna.

Pero en esta ocasión no nos vamos a centrar en las personas, sino en la imagen que proyecta la marca y cómo comunicación interna ayuda a que esa imagen sea efectiva.

Comenzamos por el libro de estilo, el documento en el que se definen algunas reglas básicas sobre el uso del nombre de la compañía, colores corporativos, fuentes u ortografía. Gracias a este documento todas las personas de la organización conocen estas normas y a la hora de comunicarse de forma escrita lo hacen siguiendo el estilo de la compañía y, por tanto, homogeneizando la marca.

Aunar la imagen de la compañía también es importante. Por eso, el uso de una firma corporativa o una plantilla de power point para presentaciones internas y externas contribuye a unificar bajo unos mismos criterios la marca. Con esto conseguimos que nos identifiquen no sólo en el nombre o logo de la compañía, sino en los valores que hay detrás de esa marca.

Los diseños de todos estos elementos, desde las tarjetas de presentación hasta los sobres, pasando por esas plantillas de power point u otros elementos, se pueden realizar desde comunicación interna. De esta forma ayudamos a construir y proyectar la imagen de nuestra marca.

Valor añadido de comunicación interna

valor añadido, diferente

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Piensa en esos momentos en los que tienes que hacer una presentación de un servicio o producto. O cuando reúnes a tus responsables para explicarles un nuevo proyecto. O en ese encuentro que te gustaría comenzar de una forma diferente. Son momentos en los que nos gusta sorprender para generar interés y, sin embargo, muchas veces es difícil tener esa idea que va a marcar la diferencia entre tu proyecto y el de otros.

En estos casos el equipo de comunicación interna puede ser un gran apoyo. En las empresas que apuestan por potenciar la comunicación dentro de la compañía nos encontraremos con personas preparadas y que además tienen a su disposición los equipos técnicos necesarios para realizar trabajos más allá del exclusivamente relacionado con comunicar. De esta manera aportan valor añadido al resto de personas de la organización, ayudándolas a ser diferentes y generando una imagen de la compañía positiva.

Otra de las líneas de trabajo que puede desarrollar el área de comunicación interna es crear contenido para el departamento de formación de la empresa. Así, explicar determinados temas con un vídeo o utilizar este formato para una presentación de la compañía contribuyen a que la empresa sea percibida como un lugar para trabajar distinto.

La aplicación del vídeo también se puede extender a la comunicación externa de la empresa. Un ejemplo lo podemos encontrar en la página web que puede incorporar algún tipo de vídeo realizado por comunicación interna. Igualmente, empresas con perfiles en Youtubre u otras plataformas de vídeo también pueden aprovechar el potencial del equipo de comunicación interna para dotar de contenido a estos canales.

En definitiva, las áreas de comunicación interna tienen un importante valor añadido en la compañía al convertirse en un magnífico apoyo para otras áreas y departamentos en el desarrollo de su actividad. Por ello, es importante contar con ese potencial que nos ayuda a crear una marca empresarial propia.

Afrontar el cambio

Cuando una empresa vive un cambio importante una de sus consecuencias suele ser que la cultura de la compañía pasa a ser otra. Ante ese momento las áreas de comunicación interna tienen ante sí uno de sus retos más difíciles y, a su vez, apasionantes. Tienen que dar a conocer la nueva forma de ser y hacer de la organización consiguiendo que cale en todos los empleados.

El primer paso necesario para afrontar esta tarea es que la dirección de la empresa establezca cuales son las líneas que definen a la compañía a raíz del cambio. Este equipo es el primero que debe saber hacia dónde va la organización y creer en las directrices que se establezcan para ser los primeros transmisores de esa cultura. Además, con esta información, Recursos Humanos y Comunicación diseñan el plan que establece qué se quiere transmitir, cómo queremos hacerlo llegar y en qué momentos a todos los empleados. Además, es importante tener mecanismos que nos ayuden a valorar como está funcionando el proyecto durante su desarrollo.

Siguiendo los pasos anteriores conseguimos que la plantilla asuma el cambio cultural y se adapte a la empresa. Así, con el tiempo, volveremos a tener el compromiso de las personas con la organización contribuyendo a sacar adelante la marca.

¿Qué nos podemos encontrar si no afrontamos adecuadamente un cambio de cultura? El escenario es difícil porque la principal fuerza de la organización, las personas, se van a ir distanciando cada vez más de la empresa. Es posible que sentimientos como la desconfianza, la falta de credibilidad o el miedo se instalen entre los empleados. Y con esta situación llega la ruptura del compromiso con la compañía.

Es importante actuar con rapidez para evitar este tipo de situaciones o, de lo contrario, será cada vez más difícil recuperar la buena relación entre la empresa y sus trabajadores.

Un buen ejemplo de cómo contribuir afrontar un cambio de cultura lo tenemos en el proyecto Integración del Banco Popular: “Nos mueve lo mismo”, ganador en la categoría de Estrategia de Comunicación Interna para la gestión del cambio de la V edición a las mejores prácticas del Observatorio de la Comunicación Interna. En el enlace del vídeo, a partir del 1’26’’, lo explica Alejandro Kowalski, director de Comunicación de Banco Popular.

http://www.youtube.com/watch?v=8NYPYaRbj1U