Comunicar un cambio en la organización

cambio, transparencia, rapidez, organización

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Todo cambio supone una alteración en nuestro día a día que nos hace salir de nuestra zona de confort. Si bien las consecuencias de una variación pueden ser para bien o para mal, lo que seguro que nos genera es un estrés ante la nueva situación. Este es un aspecto que los comunicadores internos tenemos que saber manejar ante cualquier giro que se produzca dentro de la empresa u organización. Nuestro objetivo, en la medida de lo posible, es minimizar ese estrés y ser facilitadores de la transformación que en ese momento se está viviendo.

En este post analizo los elementos clave que en estos casos son necesarios para una buena gestión de la comunicación interna.

  1. Conocer el proceso. La persona o personas de comunicación interna encargadas de preparar el comunicado tienen que conocer en profundidad en qué consiste el cambio, por qué se produce, cuáles son sus objetivos y consecuencias. Para eso quienes deciden un cambio tienen que contar con comunicación interna desde el primer momento y no ocultar la información.
  2. Acordar con los responsables cómo se va a comunicar el cambio. Teniendo en cuenta la estrategia comunicativa de la compañía hay que establecer qué pasos se van a dar, desde si va a ser una comunicación presencial hasta qué contenidos se van a dar a conocer o preparar posibles preguntas que nos puedan realizar los empleados.
  3. Ser transparentes y rápidos. Desde la transparencia vamos a conseguir que los colaboradores se sientan cómodos y que no tengan la impresión de que se les está engañando, hecho que les haría desconfiar y romper el compromiso con la empresa. Con la rapidez, además, evitamos que se expanda el rumor.
  4. Analizar la efectividad de la comunicación. Si bien los datos siempre son importantes en este caso nos van a ayudar en dos sentidos. El primero conocer el impacto del cambio en sí mismo y el segundo saber cómo ha funcionado la comunicación.

¿Cómo creéis que se deben afrontar las comunicaciones ante un cambio en la organización?

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Transparencia sí o sí

transparencia

Cuando hablamos de comunicación no nos referimos exclusivamente al hecho de informar. Comunicar es motivar, hacer que las personas confíen en la empresa en la que trabajan, implicar a los empleados con la organización y conseguir un reconocimiento de la marca más allá del que tiene la compañía en su día a día con la venta de sus productos y servicios.

Cada organización decide, en función de sus propias características, cual es la mejor manera de llevar a la práctica y conseguir estos objetivos. Sin embargo, independientemente de las formas, hay un factor común, la transparencia. Las personas exigimos transparencia en la información a los poderes públicos, a las instituciones y, por supuesto, a las organizaciones en las que desarrollamos nuestro trabajo. De la misma manera, todas estas entidades deben velar por ser claras y transparentes. Este es un factor clave para el buen funcionamiento de las relaciones entre ambas partes y, en el caso que nos ocupa en este blog, entre las personas y las empresas.

¿Por qué es importante?

Una empresa que no es transparente provoca un sentimiento de desconfianza entre sus empleados hacia la compañía. Este es uno de los primeros síntomas de que la organización no cree en las personas que trabajan en ella y sólo busca aprovecharse de su fuerza laboral sin una compensación más allá del salario. Evidentemente esta es la relación básica entre la organización y las personas que trabajan en la misma, pero sin transparencia los empleados perciben que la empresa no es clara, que oculta cosas, incidiendo negativamente en la implicación de las personas y, por tanto, en su productividad.

Si la transparencia es un pilar y ejemplo de buena salud de una empresa, este hecho se acentúa en situaciones de crisis. Pongamos por ejemplo una fusión, una absorción o un expediente de regulación de empleo. La compañía ganará puntos a su favor si informa claramente del proceso en lugar de mantenerlo oculto hasta el último momento de dar a conocer las decisiones tomadas por la empresa. Es más, es preferible tener reuniones periódicas con los empleados indicándoles que un proceso de este tipo está en marcha aunque no se conozcan los detalles. Con esto estamos demostrando que las personas son importantes y nos importan incluso en situaciones difíciles. Además, estamos evitando que se extiendan rumores, uno de los principales problemas a los que puede enfrentarse una compañía por la falta de veracidad de la información que se genera. Por último, estamos  trabajando la confianza de cara al futuro de las personas que permanezcan en la organización, ya que seguirán apostando por una empresa que ha sido transparente.

La transparencia es, por tanto, una parte fundamental del ADN de la compañía. En esta línea, las áreas de comunicación deben trabajar para garantizar que se cumpla este principio y ayudar a la organización a ser transparente.